Das IDW hat für die Verwendung von SB im Rahmen der Facharbeit den IDW PS 880 herausgegeben. Geprüft wird dabei vor allem, ob die Software unter anderem die im IDW RS FAIT 1 definierten Anforderungen an Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit an rechnungslegungsrelevante Systeme (z.B. Journal-, Konten- und Belegfunktion), sowie die Dokumentationspflichten erfüllt.
Ferner werden im Rahmen von SB häufig das BMF-Schreiben „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ vom 7. November 1995, das BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) und weitere rechtliche Vorgaben berücksichtigt.
Im Rahmen der Jahresabschlussprüfung ist eine SB ein nützliches und häufig verwendetes Dokument. Die SB nach IDW PS 880 bescheinigt, dass eine Software “bei sachgerechter Anwendung” den GoB entspricht.
Häufig wird dem Jahresabschlussprüfer durch die Softwarehersteller des Mandanten ausschließlich ein „Zertifikat“ zur Verfügung gestellt. Soll diese “Softwarebescheinigung” im Rahmen der Jahresabschlussprüfung verwendet werden, muss vom Mandanten neben der genannten SB ebenfalls ein vollständiger Prüfungsbericht vorgelegt werden (IDW PS 880, Tz 100).
Beim sorgfältigen Lesen des Prüfungsberichtes fällt ggf. auf, dass ohne zusätzliche Konfigurationen eine Einhaltung der GoB nicht gewährleistet ist. In den Prüfungsberichten können sich u.a. “versteckte” Hinweise für die sog. Änderungsprotokolle, die Konfiguration von Benutzerrechten oder das Festschreiben von Buchungsdaten befinden. Hieraus ergeben sich für den Jahresabschluss- oder IT-Prüfer weitere Prüfungshandlungen. Eine augenscheinlich vollständige SB ist demnach keine “Freikarte” im Rahmen der Jahresabschlussprüfung.
Wenn dem Jahresabschlussprüfer kein vollständiger Prüfungsbericht vorgelegt wird, kann aufgrund der SB keine abschließende Prüfungsfeststellung getroffen werden. (IDW PS 880 Tz 105)
Eine SB ist zwar ein wichtiges Instrument zur Beurteilung der durch den Mandanten eingesetzten Software, gegenüber der Betriebsprüfung (BP) haben jedoch “Zertifikate” von Dritten keinerlei Bindungswirkung. Dies untermauern die Veröffentlichung des BMF zum Thema “Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung” (22.Januar 2009) und der Entwurf zu den “Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)” (April 2014), ebenfalls vom BMF.
Im Rahmen einer BP “zählt” insbesondere eine gut geführte und vollständige Verfahrensdokumentation.(klh)